Email Summary Agent

Fasst täglich alle eingegangenen Mails zu einer Übersichts-Mail zusammen.

Für wen: Posteingangs-Überblick ohne Inbox-Scrollen.

Im Detail

Dieser Workflow läuft täglich, sammelt alle neu eingegangenen E-Mails aus dem Postfach und fasst sie per KI in einer einzigen Übersichts-Mail zusammen. Statt morgens Dutzende Einzel-Mails durchzuscrollen, bekommt man einen kompakten Überblick, was reingekommen ist und worauf man reagieren sollte. Das spart vor allem bei vollen Postfächern mit vielen Newslettern, Benachrichtigungen und Kundenanfragen Zeit. Im Vergleich zu einem Auto-Responder (der antwortet) ist dieser Workflow rein informativ — er ersetzt keine Antworten, sondern nur das manuelle Sichten. Wer zusätzlich automatisch antworten möchte, braucht ergänzend einen Auto-Responder-Workflow. Die Qualität hängt stark davon ab, wie gut die Zusammenfassungs-Prompts auf die eigene Mail-Struktur abgestimmt sind.

Voraussetzungen

• Zugriff auf das zu überwachende E-Mail-Postfach
• Zusammenfassungs-Prompt, der auf die eigene Mail-Struktur abgestimmt ist

Schritt für Schritt

1. Workflow mit dem eigenen Postfach verbinden
2. Zusammenfassungs-Prompt auf typische Mail-Arten wie Newsletter, Benachrichtigungen und Kundenanfragen abstimmen
3. Tägliche Laufzeit so festlegen, dass die Übersicht rechtzeitig vorliegt
4. Übersichts-Mail morgens sichten und entscheiden, was eine Antwort braucht
5. Bei Bedarf zusätzlich einen separaten Auto-Responder-Workflow für automatische Antworten ergänzen
6. Prompt nachschärfen, wenn die Zusammenfassung wichtige Mails übergeht oder falsch einordnet

Beispiel aus der Praxis

Im Postfach liegen morgens vierzig neue Mails aus Newslettern, Kundenanfragen und System-Benachrichtigungen. Statt jede einzeln zu öffnen, bekommt man eine Übersichts-Mail, die auflistet, was reingekommen ist und wo eine Reaktion nötig ist.

Praxis-Tipp

Den Prompt so anpassen, dass er E-Mails nach Dringlichkeit gruppiert, z. B. “gruppiere nach Kundenanfrage, Rechnung, Newsletter, Sonstiges”.

Stolperfallen

Der Workflow ist rein informativ und beantwortet keine Mails – wer das erwartet, braucht zusätzlich einen Auto-Responder. Schlecht auf die eigene Mail-Struktur abgestimmte Prompts liefern unbrauchbare oder unvollständige Zusammenfassungen.

Siehe auch

• AI Summarizer (LLM-ready)
• Gmail AI auto-responder (Drafts)
• AI Email processing autoresponder with approval

Lizenz & Quelle

• Lizenz: MIT
• Quelle: Zie619/n8n-workflows

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