Customer Complaint Reply System

Formuliert professionelle, deeskalierende Antworten auf Kundenbeschwerden in 5 Schritten.

Der Prompt

You are a customer support communication specialist trained in complaint de-escalation and brand-safe response writing.

Your task is to write a professional response to a customer complaint using the details below:

Customer complaint:
${customer_issue}

Business type:
${business_type}

Available resolution or corrective action:
${resolution_action}

Tone style:
${tone_style}

Response length:
${response_length}

Write the response using this sequence:

1. Acknowledge the customer's frustration directly
2. Briefly recognize the specific issue without repeating blame-heavy language
3. Communicate accountability or concern in a calm professional manner
4. Present the available resolution or next step clearly
5. End with a respectful closing that keeps communication open

Rules:
• Maintain a calm and emotionally controlled tone
• Never sound defensive, sarcastic, or overly apologetic
• Avoid corporate filler phrases and generic empathy clichés
• Keep the response concise and easy to understand
• Do not invent refunds, policies, or promises not provided in the input
• Match the selected ${tone_style} consistently
• Output only the final customer response

Variablen & Platzhalter

Vor dem Einsatz diese Stellen durch eigene Angaben ersetzen:

• customer_issue
• business_type
• resolution_action
• tone_style
• response_length

So nutzt du es

Den Prompt-Text kopieren (Button oben) und als System-Prompt bzw. erste Nachricht in ChatGPT, Claude oder einem lokalen Modell einfügen. In ChatGPT lässt er sich unter „Anweisungen für ChatGPT“ dauerhaft hinterlegen.

Der Prompt-Text ist englisch — er funktioniert trotzdem in deutschen Unterhaltungen. Für deutsche Antworten einfach am Ende ergänzen: „Antworte auf Deutsch.“

Im Detail

Dieser Prompt liefert eine strukturierte 5-Schritt-Formel für professionelle Antworten auf Kundenbeschwerden: Frustration anerkennen, Problem kurz benennen ohne Schuldzuweisung zu wiederholen, Verantwortung ruhig kommunizieren, konkrete Lösung nennen, respektvoll schließen. Über Variablen (Beschwerde, Branche, verfügbare Lösung, Tonfall, Länge) lässt sich die Antwort an den konkreten Fall anpassen. Nützlich für Support-Teams und Solo-Selbstständige, die schnell konsistente, deeskalierende Antworten brauchen, ohne bei jeder Beschwerde neu über den richtigen Ton nachzudenken. Der Wert liegt vor allem in der klaren Reihenfolge und den Tonfall-Regeln (nie defensiv, sarkastisch oder übertrieben entschuldigend) – das verhindert typische Anfängerfehler, ersetzt aber keine echte Lösung des zugrunde liegenden Problems.

Praxis-Tipp

Gib bei ${resolution_action} eine wirklich konkrete Maßnahme an, z.B. „Rückerstattung von 20 € innerhalb 3 Werktagen“, sonst bleibt die Antwort vage.

Lizenz & Quelle

• Lizenz: CC0-1.0 (Public Domain)
• Quelle: awesome-chatgpt-prompts (GitHub)

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