Action Items

Zieht To-dos/Action Items aus Notizen und Meeting-Protokollen

Für wen: Projektleiter, Assistenzen

Im Detail

Dieser Prompt nimmt unstrukturierte Notizen oder Meeting-Protokolle und filtert daraus konkrete Action Items – im Idealfall inklusive verantwortlicher Person und Frist, sofern das im Text erkennbar ist. Für Projektleiter und Assistenzen spart das die manuelle Nacharbeit, Protokolle nach offenen Punkten zu durchsuchen. Der Mehrwert gegenüber einfachem Copy-Paste in ein ToDo-Tool liegt darin, dass auch implizit formulierte Aufgaben (‘das sollten wir nochmal prüfen’) erkannt werden. Wichtig ist trotzdem ein kurzer Abgleich mit dem Original, da das Modell bei sehr informellen oder mehrdeutigen Formulierungen Zuständigkeiten falsch zuordnen oder Nebensächlichkeiten als Action Item werten kann.

Schritt für Schritt

1. Nach dem Einfügen der Notiz oder des Protokolls prüfen, ob wirklich nur Aufgaben des Lesers aufgelistet wurden und nicht auch fremde Zuständigkeiten.
2. Jedes ausgegebene Item mit dem Originaltext abgleichen, besonders bei implizit formulierten Aufgaben wie “das sollten wir nochmal prüfen”.
3. Verantwortliche Person und Frist ergänzen, wo das Modell sie nicht selbst herausgelesen hat.
4. Die geprüfte Liste ins eigene ToDo-Tool übertragen.
5. Bei wiederkehrender Nutzung, etwa nach jedem Meeting, den Prompt als festen Schritt in die Nachbereitung einbauen.

Beispiel aus der Praxis

Ein Projektleiter fügt das Protokoll eines Sprint-Reviews ein, in dem verschiedene Teammitglieder Zwischenrufe wie “das müssten wir nochmal mit dem Kunden klären” machen; der Prompt extrahiert daraus eine Liste von Action Items, die eindeutig beim Leser liegen, während Aufgaben, die andere übernehmen sollen, ausgeschlossen bleiben.

Praxis-Tipp

Rohes Meeting-Transkript direkt einfügen und explizit nach Format ‘Aufgabe – Verantwortlich – Frist’ fragen, damit die Ausgabe direkt in ein Taskboard kopierbar ist.

Stolperfallen

Bei informellen oder mehrdeutigen Formulierungen kann das Modell Zuständigkeiten falsch zuordnen oder Nebensächlichkeiten fälschlich als Action Item werten – deshalb jede Ausgabe kurz gegen das Original-Protokoll prüfen, bevor sie ins ToDo-Tool wandert.

Lizenz & Quelle

• Lizenz: MIT
• Quelle: github.com/abilzerian/LLM-Prompt-Library

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